Kegiatan Menentukan Tanda Pengenal Arsip Untuk Memudahkan Penemuan Kembali Arsip Disebut

Kegiatan Menentukan Tanda Pengenal Arsip Untuk Memudahkan Penemuan Kembali Arsip Disebut

Unformatted text preview:
Media Belajar Adm. Perkantoran …. Loading …. Sartono, S.Pd. MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN MENGIMPLEMENTASIKA Lengkung langit SISTEM KEARSIPAN SISTEM PENYIMPANAN Piagam 1 Sistem Abjad (Alphabetical filing system) 2 Sistem Subjek (Subjectical filing system) 3Sistem Tanggal (Chronological filing system) 4 5 Sistem Wilayah (Geographical filing system) Sistem Nomor (Numerical filing system) Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip 1. Arsip dapat tertata dengan rapi. 2. Ulas kerja lebih segeh dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang menetapi kolom. 3. Arsip enggak hilang, sehingga informasinya bisa terpelihara. 4. Mudah intern perawatan. 5. Mudah mencari bila kadang-kadang dibutuhkan. 6. Mudah dalam penyusutannya karena boleh diketahui mana piagam nan memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak. Istilah-Istilah privat Sistem Penyimpanan 1. 2. 3. 4. Caption ialah suatu logo atau nomor yang digunakan buat mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan. Mengindeks adalah kegiatan menentukan tanda pengenal akta bagi melicinkan penemuan lagi. Kode yakni tanda-merek tertentu sebagai pengenal sahifah yang diperoleh dari indeks. Fungsinya bakal penyimpanan dan kreasi juga akta agar lebih cepat kembali untuk ditulis sreg palagan-ajang penyimpanan. Daftar klasifikasi adalah daftar yang berisi tentang pengklasifikasian arsip berdasarkan tanda kelainan, daerah, dan nomor. Caption 1. 2. 3. 4. 5. Pada sistem fonem, kata tangkapnya yakni label pengirim (surat masuk), yaitu logo badan-badan pemerintah, kerangka-bagan negara, badanbadan swasta, maupun nama-stempel bani adam, atau nama insan/badan/organisasi nan dituju (kopi keluar). Pada sistem subjek, kata tangkapnya yakni nama masalah/perihal/isi surat. Lega sistem tanggal, kata tangkapnya adalah tanggal surat. Sreg sistem wilayah, introduksi tangkapnya ialah nama tempat pangkal surat (surat masuk) ataupun nama tempat alamat yang dituju (dokumen keluar). Pada sistem nomor, kata tangkapnya adalah angka alias nomor tertentu sesuai adat sistem nomor. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melangkahi beberapa kata sambar, maka tembusan/arsip tersebut disimpan menurut introduksi tangkap yang terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-pembukaan tangkap yang enggak jika perlu dibuatkan kartu tunjuk simpang. Mengindeks 1. 2. 3. 4. 5. Mengindeks kerumahtanggaan sistem abjad berarti kegiatan membagi nama/orang/awak/organisasi menjadi beberapa unit. Mengindeks internal sistem subjek berfaedah menafsirkan penyakit surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi, kemudian mendaftarkan sreg kartu parameter. Mengindeks internal sistem tanggal berarti menentukan tanggal surat menjadi bilang unit, yaitu tanggal, bulan, dan tahun serta mencatatnya intern tiket indikator. Mengindeks kerumahtanggaan sistem kewedanan berarti mencocokkan nama tempat asal/harapan tembusan dengan daftar klasifikasi keburukan dan mencatat n domestik kartu indeks. Mengindeks dalam sistem nomor berarti menentukan nomor kopi kerjakan keperluan peletakan sreg palagan penyimpanan. SISTEM-SISTEM KEARSIPAN SISTEM Leter SISTEM SUBJEK SISTEM NOMOR DEWEY SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT SISTEM Wilayah SISTEM Terlepas SISTEM SUBJEK Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan dan kreasi kembali piagam yang disusun beralaskan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi surat. Tingkatan dalam menyusun daftar klasifikasi subjek Tingkat I : masalah terdahulu (masalah yang paling luas). Tingkat II : sub ki kesulitan (masalah yang kian kecil berasal kelainan utama). Tingkat III : sub-sub penyakit (masalah yang lebih kecil dari sub masalah). Konseptual: Kepegawaian (Masalah Utama) Cuti (Sub Masalah) Vakansi Melahirkan Kelepasan Sakit (Sub-sub Problem) Cuti Tahunan Penempatan arsip menurut klasifikasi subjek Klasifikasi Subjek 1. Daftar klasifikasi subjek tolok, yakni daftar klasifikasi yang sudah lalu merupakan barometer umum di tingkat alam semesta, yang banyak digunakan adalah DDC (Dewey Decimal Classification). DDC didirikan makanya Melvil Dewey. DDC banyak diterapkan untuk penyimpanan buku-buku di perpustakaan. Sekadar abnormal sejadi jika diterapkan untuk menyimpan arsip (surat-salinan). DDC membagi subjeknya berdasarkan ilmu informasi, menjadi 10 babak, yaitu perumpamaan berikut. 000 Publik 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu Sosial 400 Bahasa 500 Mantra Safi 600 Hobatan Terapan 700 Kesenian 800 Kesusasteraan 900 Sejarah dan Ilmu Dunia 2. Daftar klasifikasi subjek buatan seorang, yaitu prinsip yang terbaik privat penyimpanan arsip karena kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Cara mewujudkan daftar klasifikasi: Dengan mengumpulkan semua penyakit nan ada plong seluruh instansi alias dengan mengambil manfaat dan tugas saban unit kerja yang ada di firma. Dengan mencatat setiap perihal surat yang diterima satu per suatu di dalam satu kunci, kemudian daftar itu disusun menurut aksara. Istilah-istilah yang setimpal (serupa) layak diambil satu untuk dimasukkan intern daftar. Peralatan dan Perlengkapan yang digunakan intern sistem subjek 1. Filing cabinet Sekiranya masalah utama cak semau 10, maka diperlukan 10 laci (3 filing cabinet @ 4 laci). Dapat lagi satu laci untuk memuat satu sub masalah. 2. Guide Seandainya satu laci memuat satu ki kesulitan utama, maka jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak kuantitas sub penyakit ditambah dengan sub-sub problem. 3. Hanging folder Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, ataupun sebanyak besaran masalah yang ada pada tingkatan buncit. 4. Kartu penanda Setiap satu jenis dokumen (hal arsip) dibuatkan satu tiket indeksnya. Jadi, semua surat yang disimpan mempunyai kartu indeksnya. 5. Kartu tunjuk cabang Tidak semua surat nan disimpan dibuat karcis mengacungkan tangan cabang. Belaka hanya surat-piagam yang berisikan lebih dari suatu masalah, yunior dibuatkan mengacungkan tangan cabang. Petugas surat harus cermat dalam menentukan arsip-manuskrip/arsip yang manakah yang perlu dibuat mengacungkan tangan silangnya. 6. Rak sortir Rak sortir diperlukan kerjakan menyortir surat bersendikan subjek. Besaran subjek yang ada bisa dijadikan dasar untuk menentukan berapa banyak radas sortir yang digunakan. 7. Cardex Cardex digunakan bagi menyimpan tiket indeks, yang penyusunan kartu indeksnya bersendikan abc. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Subjek 1. Memeriksa berkas 2. Mengindeks Contoh: Problem surat adalah cuti gempa bumi, sedangkan daftar klasifikasi subjek yang sudah dibuat adalah: Keuangan Kredit Pajak Kepegawaian Liburan Vakansi Melahirkan Libur Sakit Cuti Tahunan Gaji Dengan demikian arsip tersebut indeksnya adalah: Liburan Sakit – Perlop – Kepegawaian. 4. 5. 6. Mengode Lengkap: Surat berikut kodenya yakni Vakansi Ngilu. Menyortir Menempatkan Sempurna: Surat libur sakit dari Ardian Harahap ditempatkan di privat laci berkode Kepegawaian, di belakang guide Cuti dan di dalam hanging folder Cuti Nyeri. Contoh Penempatan Arsip Sistem Subjek Prosedur Penemuan Kembali Arsip intern Sistem Subjek 1. Tentukan subjek dari tindasan yang dicari. Contoh: Kiai Anwar ingin mencari sahifah tentang SPT (Surat Pemberitahuan Pajak) PPh tahun 2008. Herlina sebagai arsiparis menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT (Tindasan Butir-butir Fiskal) PPh. 2. Menentukan indeks subjek manuskrip Paradigma: Kepegawaian Cuti Cuti Melahirkan Perlop Sakit Liburan Tahunan Keuangan Kredit Pajak PBB PPh PPn Berfaedah tindasan tersebut indeksnya PPh – Pajak – Keuangan 3. 4. 5. 6. 7. Menentukan kode surat. Pola: Arsip tersebut kodenya PPh. Berburu arsip puas wadah penyimpanan. Contoh: Inskripsi tersebut dicari pada laci berkode Keuangan, di bokong guide berkode Fiskal, di n domestik hanging folder berkode PPh. Mencoket manuskrip jika inskripsi memang benar kopi yang dicari. Nah sertifikat tersebut dan silih dengan kenur pinjam arsip (lembar 1). Menyerahkan arsip lega peminjam. Arsip lebih jauh diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam sertifikat (lembar 2). Menyimpan utas pinjam arsip (lungsin 3) pada tickler file. Langkah yang dapat dilakukan jika arsip nan dicari tidak diketahui subjeknya 1. 2. 3. 4. 5. Tentukan logo orang/badan/perusahaan bagaikan identitas surat. Cermin: Pertinggal atas nama Gunawan Wibisono, identitas surat tersebut adalah Gunawan Wibisono. Indekslah nama tersebut. Contoh: Indeks dari etiket Gunawan Wibisono adalah Wibisono, Gunawan. Tentukan kodenya, yaitu: Wi. Carilah tiket indeks pada laci cardex yang berkode W, di belakang guide Wi. Lihatlah kode manuskrip yang tertera sreg kartu parameter. 6. 7. 8. 9. 10. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek. Misalnya : Cuti Sakit – Cuti – Kepegawaian. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode Kepegawaian, di belakang guide Cuti dan di dalam hanging folder Cuti Sakit. Ambil arsip dan tukar dengan lembar sanggam arsip (lembar 1). Serahkan sahifah lega tertagih berikut lembar sanggam arsip (lawai 2). Simpan utas sanggam sertifikat (lembar 3) pada tickler file. 5 SISTEM KEARSIPAN Pemilihan SISTEM PENYIMPANAN Yang SESUAI 1. 2. 3. 4. 5. Sistem abjad: buat unit kerja kepegawaian dan Bank. Sistem subjek: dinas/ instansi besar yang sistem tata arsipnya konsentrasi dan campuran. Sistem Copot: bagi bagian keuangan. Sistem negeri: kerjakan perusahaan nan n kepunyaan banyak silang (perusahaan transportasi), firma ekspor – impor), kantor pos, dan jasa titipan kilat. Sistem Nomor: lakukan kondominium sakit (identitas nomor pasien), PLN (nomor rekening elektrik), Bank (nomor rekening), dan perguruan tinggi (nomor induk mahasiswa). Please insert Title Please insert sub-title 1 Please insert your own text 2 Please insert your own text 3 Please insert your own text Terima pemberian Next time… Jenama Edit your company patois Thank you ! …

View Full Document

Baca Juga :  Iphone Mati Total Tidak Bisa Di Charge Ini Solusinya

Kegiatan Menentukan Tanda Pengenal Arsip Untuk Memudahkan Penemuan Kembali Arsip Disebut

Source: https://www.coursehero.com/file/49270946/Arsip-Sistem-subjekpptx/